今どきのメールのお流儀について考えてみました

文章で気持ちを伝えるのはむずかしい
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世の中には、いろんな人がいます。
育った環境や受けた教育による違いも有り、自分の考えているルールやマナーが、相手と同じとは限りません。

メールの冒頭で、挨拶もなく、自分のことも名乗らないようなメールを送る人は、相手に対してもそれを望まないでしょうが、そこそこの企業で、ビジネスメールの「てにをは」を仕込まれた人にとっては、「お里が知れる」と安く見られかねません。

そこで今回は、どんな相手にも対応できる今どきのメールのお流儀を考えてみました。

メールの送信形式はテキスト形式の一択で

私が仕事でメールを使い出した1998年頃、「ビジネスメールはテキスト形式で送るべき」と言われていました。
これは、メールを受信する相手のことを考えて、メールが正しく表示されることはもちろん、見やすさ、メールサイズの大きさも気遣ってあげてねという、江戸しぐさに通づるような相手への心遣いから来ていたものなのですが、PCやスマホを始めとする受信側デバイス、メーラーの機能向上や、通信環境が改善された今となっては、それほど重要な事ではなくなってしまいました。しかし、世の中にはまだまだ、「リッチテキスト形式のビジネスメールは非常識」と考える人が多いようです。
ここは敢えて冒険はせずに、無難にテキストメールの一択でよろしいかと存じます。

絵解き江戸しぐさ―今日から身につく粋なマナー

人々であふれていた江戸の町でトラブルをさけ、互いに気持ちよく暮らすために、自然に生まれたルールや工夫、それが江戸しぐさです。コミュニケーション術、商売のヒント、子育ての知恵、心の持ち方などがぎっしりつまった江戸しぐさは、今こそさまざまな場面で役に立つ対人行動術です。

件名には【案件名】を入れ、ユニークなものに

質問や確認事項など、相手とのやり取りを電話でも行っていた時代は、案件ごとに電話の内容やメールのやり取りをエクセルの表にまとめて、質問内容とその回答を一覧にしていたのですが、今やメールやチャットワークなど文章のやりとりだけで事が進むような時代になってきました。

メールの履歴だけでやりとりの確認が出来れば良いのですが、そうは問屋が卸しません。
件名と用件が異なったり、同じような件名の並ぶメールでは欲しい情報を探すのは一苦労です。

そこで、件名に以下のような2つのルールを決めておくと、あとあと履歴を確認する際、大変重宝します。

1.件名には必ず【案件名や企業名、または目的物の名称】を入れる
  例:【ヤマダ商会】【ヤマダ商会 – サイト制作】【BBQ】

2.用件は、他のメールと区別ができるよう、なるべくユニークなものにする
  例:【ヤマダ商会】左カラムのwidthについて
    【ヤマダ商会 – サイト制作】5/3進捗状況の確認

1問1答を心がける

「質問」に対する「回答」を送るメールの中に、「相手からの回答」を要するような別の質問や新たな提案などを織り込んでしまうと、この質問に対して回答が得られているのか探しにくくなります。

質問に対するメールには、その回答だけを書き、それ以外の質問や確認事項は、別の件名で新たにメールを送った方が、あとあと探しやすくなります。

メールのやり取りは、当然、相手があってこそなので、相手が対応できていない場合は、それを強要せず、返信という形で新たなスレッドを起ちあげましょう。

メールが送られてくる時間を気にする人がいます

相手の時間を拘束する電話に対して、好きな時間に対応できるところが利点だと思っていたFAXやメールですが、最近では、ビジネスアワー以外に送ってくると憤慨する人が増えているようです。

私などは鈍感なので、えっ?別に見なきゃいいんじゃね?っていうか、それがメールの利点じゃねーの?と思っていたのですが、どうやら、送られた方としては、確認や返信を督促をされているような気になるらしく、業務時間外にメールを送る時には配慮をするようにと言われたことがあります。

こういった方もいるということを理解して、時間外に送る場合には、下記のような文言を冒頭に書き添えると親切ではないかと思います。

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このメールは急ぎの用件ではありませんので、明日以降の確認、お返事で構いません。
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メールを送った後は、別の方法で「メールを送った旨」の連絡をするべきなのか

メールを使う頻度の少ない人の中には、「メールを送った後に届いているか確認するのは送る側の常識」と考える人がいます。
メーラーには、開封確認のメールを送信する機能がついているものもありますが、「送ったからしっかり読めよ」と督促しているようで、あまりスマートではありません。

メールを使う頻度が多いか少ないかは、付き合いが深くなければ知り得ません。
まずは、初回のメールやり取り時には、電話などメール以外の別の方法で「送った旨」の連絡をし、今後、このような「送信後の連絡」が要なのか不要なのかを確認されるに越したことはないと思います。

SNSのアカウントを知っている場合は、メッセなりDMで「メールを送信している旨」の連絡をしたりしています。

Facebookの場合は、メッセージの開封時間が表示されますので、メール自体を読んでいるかまではわからないものの、少なくともメールは送られているんだなと相手に認識させることはできると思います。

メールが届いたら「届いている旨」の連絡をする

すぐに回答できる内容であれば、たとえ外出先だろうがすぐに返信はできるものの、混みいった内容や返事に窮するような内容のメールだと、返信が遅れがちになります。
相手も返信を待っている可能性もあるので、まずは、「メールの中身は確認した」という連絡くらいはすぐに行いましょう。

例)
下記メールの件、承知しました。
ただいま外出先ですので、帰社後内容確認の上、不明な点があればまた相談させて下さい。
よろしくお願い申し上げます。
とりいそぎご連絡まで。

メールの返信を促すスマートな方法

何度かメールのやり取りをしていると、督促しなければ返信してくれない人や会社があったりします。
先方にもいろいろ事情があるのでしょうが、その回答がないと業務が先に進まない場合は、大変にイライラしたりします。
以下のようなやんわりした言い方でメールの返信を促す方法もあります。

標記の件、一昨日メールを送らせていただきましたが、お気づきいただけておりますでしょうか?
迷惑メールに分類されてしまった可能性もございますので、再送申し上げます。
このメールにお気づきいただけましたら、ご一報下さいますようお願い申し上げます。

さいごに・・・

答えに窮するメールで多いのが、いろんな頼み事に対する断りのメールだったりします。
はっきりしない思わせぶりな態度は、同じ断りにしても、相手の心象が全然違ってきます。
先方のこの後の都合もあるでしょうから、特に「断り」の返事は早くしたいものです。

あと、予定通りに進んでいない進捗の報告とか、都合の良くないメールは、なかなか送れないですよね。
メールを書く時間すらも惜しんで作業に没頭しがちですが、「言いづらい事だからこそ、すぐに連絡する」というのを徹底したいものです。

それでは、今日はこのへんで。ごきげんよう。

end
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